名刺のはなし

名刺のデータベース化で効率的な管理を

名刺を専用ホルダーなどに整理していると、出し入れが面倒、必要なものをすぐに見つけられない、保管が大変など悩みは尽きません。そうした悩みを解決すべく、データベース化して有効活用する方が増えています。
ここでは、データベース化の目的や方法について紹介します。

☆データベース化の目的は?
名刺の情報をデジタル化し、データベースとして保存することで、企業において顧客との接点や人脈を一元管理することができます。そして、この情報を企業内で共有化し、顧客のフォローや顧客育成、顧客への営業チャンスに役立てることができます。
また、デジタル化することで、パソコンやタブレット、スマートフォンなど様々なデバイスでアクセスすることができます。

☆データベース化の方法は?
名刺をデータベース化するには様々な方法があります。
もっともシンプルなのは、エクセルなど表計算ソフトに内容をすべて手で入力する方法です。時間がかかり、入力ミスが起きる可能性も高いです。
それから、スキャナーや読み取り機、スマホのカメラなどを利用する方法があります。画像データを取り込むのですが、OCR処理を施し、ソフトを利用してテキストデータに変換します。この場合、テキストデータの精度は読み取り用の機器やソフトによって差があり、完璧な精度は難しいので、手直ししたり、手作業と併用したりする必要があります。
そのほか、入力業務を外部委託する方法もあります。

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